Ufficio Amministrativo

Piazza Duomo, 2 - 56028 San Miniato (PI)

Tel: 0571 1962503 / Fax: 0571 400092

E-mail Economato: economato@diocesisanminiato.it

E-mail Uff. Amministrativo: ufficioamministrativo@diocesisanminiato.it

Economo:            Rag. Giuseppe Pacini

Vicario Episcopale per l'Ufficio Amministrativo e i legati pii:  Can. Mario Brotini.

Addetta:              Rag.ra Roberta Botti.

 

All’Economo diocesano competono le mansioni a lui affidate dal can. 494 del C.I.C. ed avrà pertanto competenza solo ed esclusivamente su tutto ciò che riguarda i beni immobili e mobili della diocesi. Ci si rivolgere a lui ogni volta e soltanto quando si debbano versare o ricevere somme dalla cassa diocesana oppure utilizzare beni immobili della diocesi.

Il Direttore dell’Ufficio Amministrativo diocesano invece ha competenza su tutto ciò che riguarda la vigilanza che il vescovo deve esercitare sull’amministrazione delle parrocchie e degli altri enti soggetti alla sua giurisdizione. A lui ci si rivolge per tutte le pratiche che riguardano i beni immobili e mobili delle parrocchie (restauri, costruzioni, acquisti, alienazioni, mutui, bilanci, legati, ecc.).


Rendiconto Annuale

Indicazioni dell’Ufficio Amministrativo

Ogni anno La parrocchia, come ogni persona giuridica pubblica soggetta al Vescovo diocesano, è tenuta a presentare il rendiconto amministrativo all’ordinario del luogo. Puoi trovare qui un prospetto di rendiconto annuale che è valido per tutte le parrocchie della nostra diocesi e rispecchia le indicazioni della CEI in materia amministrativa.

Al link seguente è possibile scaricare un semplice foglio excel per la registarzione del flusso di cassa della parrocchia e la generazione automatica del rendiconto annuale richiesto dalla Curia:

 

» Diocesi di San Miniato_Bilancio Parrocchiale - (Documento Excel)

Nota: Le istruzioni per la compilazione sono incluse direttamente nel file excel

 

Le indicazioni della CEI in materia amministrativa in particolare raccomandano:

Qualsiasi somma di denaro di pertinenza della parrocchia depositata sotto qualunque forma in un istituto bancario o postale o investita (ad esempio, in titoli di Stato), deve essere intestata in maniera esclusiva alla parrocchia, secondo la corretta denominazione, con la firma di traenza attribuita al solo legale rappresentante. (IMA 110).

I libri obbligatori previsti per l’amministrazione economica della parrocchia sono: - il registro delle Ss. Messe (cfr can. 958 § 1); - il registro dei legati (cfr delibera CEI n. 6; cfr anche can. 1307); - i libri delle entrate e delle uscite (cfr can. 1284 § 2, 7°); - i registri dell’amministrazione dei beni (cfr delibera CEI n. 6). Essi vanno custoditi, con tutti gli altri documenti concernenti la parrocchia, nell’archivio parrocchiale (cfr can. 535 § 4), e non possono essere sostituiti da supporti magnetici. Devono essere esibiti al Vescovo diocesano o ai convisitatori in occasione della visita pastorale, e al vicario foraneo durante la vista foraniale e, comunque, a ogni sua legittima richiesta1. (IMA 111).

In ciascuna parrocchia, oltre ai libri e ai registri obbligatori stabiliti dalla normativa canonica, devono essere presenti anche i libri contabili, richiesti dalla normativa fiscale dello Stato per le eventuali attività considerate a carattere commerciale. Essi possono essere conservati anche presso professionisti, secondo la normativa vigente. I documenti comprovanti pagamenti e, in genere, adempimenti eseguiti dalla parrocchia, devono essere conservati presso l’archivio parrocchiale almeno fino al termine della prescrizione dei diritti corrispondenti. (IMA 112).

La parrocchia, come ogni persona giuridica pubblica soggetta al Vescovo diocesano, è tenuta a presentare ogni anno il rendiconto amministrativo all’ordinario del luogo, che deve farlo esaminare dal consiglio diocesano per gli affari economici (cfr cann. 1284 § 2, 8° e 1287 § 1). È conveniente che ogni diocesi faciliti l’adempimento di quest’obbligo predisponendo uno schema di rendiconto, da utilizzarsi in tutte le parrocchie. La redazione accurata e fedele del rendiconto annuale è la prova più evidente di un’amministrazione parrocchiale corretta e ordinata. Il rendiconto, tra l’altro, permette all’ordinario di svolgere il proprio compito di vigilanza (cfr can. 1276 § 1) nei confronti dell’amministrazione della parrocchia e di intervenire opportunamente in suo favore. La normativa diocesana può stabilire anche l’obbligo per ogni parrocchia di compilare lo stato di previsione delle entrate e delle uscite, dando indicazioni per la sua redazione (cfr can. 1284 § 3). (IMA 114).

Quindi (anche per preparare bene la Visita Pastorale del Vescovo, dal punto di vista amministrativo) si ricorda di controllare i libri obbligatori che costituiscono l’archivio:

  • Registro dei battezzati
  • Registro dei matrimoni
  • Registro dei defunti (c. 535 del CIC)
  • Registro delle cresime
  • Registro dei legati
  • Registro delle Ss. Messe (cfr can. 958 § 1)

Non obbligatori ma raccomandati:

  • Registro dello Status animarum
  • Registro delle Prime Comunioni
  • Registro della Cronaca parrocchiale

Libri obbligatori per l’amministrazione della parrocchia:

  • inventario dei beni compilato all’inizio dell’incarico del parroco
  • registri dell’amministrazione dei beni (cfr delibera CEI n. 6)
  • libri delle entrate e delle uscite (cfr can. 1284 § 2, 7°)
  • inventario (accuratamente redatto e dettagliato) dei beni immobili, dei beni mobili sia preziosi sia comunque riguardanti i beni culturali, e delle altre cose.2

Inoltre:

- i libri contabili, richiesti dalla normativa fiscale dello Stato per le eventuali attività considerate a carattere commerciale. Essi possono essere conservati anche presso professionisti, secondo la normativa vigente.

Rendiconto annuale

Il rendiconto annuale da presentare all’amministrazione diocesana è obbligatorio. Il prospetto che proponiamo rispetta le indicazioni e le distinzioni che la CEI ha raccomandato.

Non saranno approvati prospetti di rendiconto diversi da quello che ti abbiamo inviato.


1 Delibera n. 6, 23 dicembre 1983: [Can. 535, § 1], in Archivio parrocchiale vi siano, oltre ai libri resi obbligatori dal can. 535, § 1 e a quanto prescritto nei canoni 1284, § 2, n. 9 e 1307, il Registro delle Cresime, i Registri dell’amministrazione dei beni e il Registro dei legati. NCEI 1983, 7/209 .

Delibera n. 7, 23 dicembre 1983 : In ogni Archivio parrocchiale sono raccomandati il Registro dello Status animarum, il Registro delle Prime Comunioni, il Registro della Cronaca parrocchiale. NCEI 1983, 7/209.

2 Inventario dei beni e dei beni culturali

IMA 113. Nell’archivio della parrocchia deve anche essere custodito l’inventario dei beni compilato all’inizio dell’incarico del parroco, secondo quanto dispone il can. 1283, 2°: «Sia accuratamente redatto un dettagliato inventario [...] dei beni immobili, dei beni mobili sia preziosi sia comunque riguardanti i beni culturali, e delle altre cose, con la loro descrizione e la stima, e sia rivisto dopo la redazione». Copia dell’inventario va conservata anche nell’archivio della curia e le due copie vanno aggiornate annotando le eventuali modifiche del patrimonio (cfr can. 1283, 3°). È necessario che l’inventario sia particolarmente accurato e sia corredato anche di fotografie, quando si tratta di beni di valore artistico o storico, allo scopo di favorirne il recupero in caso di furto o di smarrimento. Detti beni sono soggetti a particolare tutela da parte della normativa canonica e civile: in caso di restauro, prestito, alienazione, occorre ottenere preventivamente le autorizzazioni prescritte. Il parroco e il CPAE devono conoscere con precisione lo stato giuridico degli immobili di proprietà della parrocchia, avendo a disposizione per ciascuno di essi l’esatta e aggiornata identificazione catastale, sulla base di certificazione rilasciata dall’Agenzia del Territorio competente; la provenienza, attestata da copia autentica dei relativi atti pubblici, se esistenti, e dalle relative note di trascrizione; la destinazione, soprattutto se stabilita come condizione dal donante o dal testatore; l’effettiva utilizzazione, con gli eventuali contratti di cessione a terzi; una scheda sullo stato di conservazione, con la previsione di eventuali interventi. È consigliabile che le copie autentiche dei documenti originali siano depositate nell’archivio della curia (cfr can. 1284 § 2, 9°). I documenti costitutivi delle pie fondazioni devono essere conservati nell’archivio parrocchiale, oltre che in quello della curia (cfr can. 1306 § 2).